8 najważniejszych pytań przed wyborem systemu dla HR

Coraz więcej firm w Polsce decyduje się na zastosowanie narzędzi IT, wspierających je w obszarze zarządzania pracownikami. Wiele działów personalnych porusza więc temat kryteriów wyboru takiego systemu. Oto kluczowe kryteria, które są brane pod uwagę przez wiele firm, z którymi do tej pory mieliśmy okazję współpracować.

Do czego potrzebujemy aplikację tego typu?

Pierwszym kryterium jest niewątpliwe zakres wykorzystania – innymi słowy, do jakich procesów jest ona nam potrzebna.

Czy wykorzystamy ją jedynie do usprawnienia ocen okresowych? A może też będziemy chcieli zarządzać szkoleniami lub realizować procesy rekrutacyjne?

Obecnie na rynku występują:

  • aplikacje specjalistyczne odpowiadające za jeden proces,
  • dodatki do systemów ERP,
  • aplikacje kompleksowe odpowiadające za wiele procesów.

Każda opcja ma swoje plusy i minusy. Aplikacje jednoprocesowe, np. wyłącznie do prowadzenia rekrutacji, są bardzo proste w obsłudze, ale ze względu na swój charakter, prawdopodobnie nigdy nie będziemy mogli obsługiwać na nich innych procesów. Dodatki do systemów ERP są z kolei zintegrowane w ramach jednego oprogramowania, obsługującego całą firmę, ale ich funkcjonalność w zakresie miękkiego HR jest prawie zawsze bardzo ograniczona.

Stąd też coraz większe zainteresowanie wyspecjalizowanymi systemami pozwalającymi przeprowadzać wszystkie procesy w HR. Wynika to przede wszystkim ze wzrostu poziomu wykorzystania HR w funkcjonowaniu wielu firm. Powiększa się on z roku na rok. W związku z tym, warto brać pod uwagę nie tylko aktualne potrzeby, ale także te, które pojawią się w najbliższym czasie i to właśnie pod ich kątem wybrać najlepszą aplikację na rynku.

Aktualne potrzeby, czy wybór z perspektywą?

Bardzo często uświadamiamy klientom, że poza aktualnym celem, są też przyszłe cele, które organizacja powinna zaplanować. Dlaczego to takie ważne? Ponieważ system z reguły wybieramy na dłużej. Poza tym, że spełnia on nasze oczekiwania dziś, powinniśmy przyjrzeć się jego możliwościom rozbudowy i dostosowania do potrzeb, które z pewnością się pojawią. Jeżeli dziś korzystamy tylko z oceny okresowej, to warto wiedzieć czy system da nam możliwości również w innych obszarach.

Czy nasza aplikacja są rozwija i daje nam nowe możliwości?

Warto również przyjrzeć się, czy system ewoluuje, czyli podąża za potrzebami Klientów. Niektóre z systemów cały czas są rozwijane, dzięki czemu firmy z nich korzystające mogą cały czas korzystać z nowych funkcjonalności.

Dostawca powinien unowocześniać i udoskonalać system, a także podążać za trendami branżowymi. Dlatego warto się zatrzymać na tym punkcie współpracy, zbierając informacje czy to się odbywa, a jeżeli tak, to czy dodatkowo będziemy obciążani kosztami za te zmiany. Oczywiście na korzyść dostawcy przemawia fakt, że upgradowanie systemu jest wliczone w koszt jej użytkowania. Praktyka pokazuje, że nie wszyscy dostawcy działają w ten sposób i Klient często narażony jest na dodatkowy koszty.

Zmiany funkcjonalne – czy to mnie czeka?

Warto wspomnieć o kryterium, które dla wielu firm powinno stanowić szczególnie ważny aspekt do oceny oprogramowania, a mianowicie możliwość wprowadzania zmian funkcjonalnych. Klienci często pytają, czy pewne funkcjonalności mogą zostać dopasowane do ich potrzeb. Istotny jest również czas takiego dopasowania oraz jego koszt.

Jest to szczególnie istotne, gdyż zakup licencji często stanowi stosunkowo mały koszty w stosunku do wydatków związanych z utrzymaniem i dopasowywaniem aplikacji do potrzeb organizacji. Niemal każda organizacja w większym lub mniejszym stopniu ma potrzebę wprowadzenia zmian funkcjonalnych pod kątem swojego funkcjonowania. Koszty tego typu działania są bardzo różne i często wynikają z języka, w jakim aplikacja została napisana.

Oczywiście, ważną kwestią jest też pochodzenie oprogramowania. Polscy producenci są niewątpliwie skłonni do większej elastyczności, krótszego czasu reakcji na potrzebę Klienta i oferowania atrakcyjniejszych cen w stosunku do zagranicznej konkurencji.

Obsługa klienta – na co możemy liczyć?

W przypadku wyboru systemu do zarządzania procesami HR, zawsze ważny jest poziom obsługi Klienta, oferowany przez producenta. Koniecznie musimy zwrócić uwagę na to, jakiej opieki w obszarze samego funkcjonowania systemu możemy się spodziewać.

Warto dowiedzieć się, ile czasu dostawca przewiduje na usunięcie ewentualnej usterki i na samą reakcję na jej zgłoszenie. Na pewno istotne jest to, czy aplikacja znajduje się na naszym serwerze, czy na serwerze dostawcy. Jeżeli aplikacja jest w tzw. „chmurze”, to dostawca ma dostęp do serwera 24 godziny na dobę, co ułatwia mu administrowanie i konserwowanie systemu. W przypadku, kiedy aplikacja znajduje się na serwerze Klienta, z reguły dostawca ma ograniczone możliwości dostępu, co wydłuża czas reakcji na usterkę.

Powinniśmy dokładnie przeanalizować procedurę pomocy technicznej dostawcy i zadbać o zawarcie odpowiednich zapisów w umowie. Podsumowując, każdy Klient powinien mieć zapewnione stałe wsparcie techniczne, a także kontakt z opiekunem, który odpowiada za efektywne wdrożenie i wykorzystywanie systemu w organizacji. W tym przypadku wybierając partnera zawsze warto skontaktować się z innym firmami, które wybrały jego produkt i zebrać informację na temat jakości dotychczasowej współpracy.

Wsparcie merytoryczne w procesach HR – czy to ważne?

Z opinii wielu Klientów wiemy, że jednym z ważniejszych aspektów, z jakimi niektórzy polscy producenci nie do końca dobrze sobie radzą, jest wsparcie merytoryczne. Dzisiaj firmy oczekują nie tylko systemu, który obsłuży realizowane w firmie procesy HR, ale także doradztwa i usług związanych z ich projektowaniem, realizowaniem, a także raportowaniem. Dlatego też, warto wziąć pod uwagę fakt, czy poza aplikacją dostawca oferuje także inne usługi.

Przyglądając się producentowi oprogramowania musimy zwrócić też uwagę, czy HR jest jego głównym obszarem działania, czy tylko jednym z wielu. Nasze doświadczenia wskazują, że wiele organizacji woli pracować z firmami, które posiadają nie tylko zaplecze technologiczne, ale również merytoryczne w obszarze HR.

Warto też sprawdzić, ile czasu dana aplikacja funkcjonuje już na rynku. Oczywiście im dłużej, tym lepiej, ponieważ zachodzi duże prawdopodobieństwo, że będzie ona lepiej dopracowana niż te, które pojawiły się niedawno. Tylko takie aplikacje możemy też skontrolować, kontaktując się z ich aktualnymi użytkownikami.

Czego jeszcze powinniśmy oczekiwać dostawcy?

Jednym z elementów, często kluczowym przy wyborze dostawcy, są koszty oraz rodzaj modelu rozliczania się za korzystanie z systemu. Z przeprowadzonego badania jest to najważniejsze kryterium wyboru oprogramowania i dostawcy.

W naszym przekonaniu bardzo korzystnym modelem rozliczeń, jest dzierżawa systemu, czyli pewnego rodzaju leasing. Nie obciąża on jednorazowo budżetu firmy, a jest rozłożony na wpłaty miesięczne. Dodatkową korzyścią z posiadania rozwiązania tego typu, jest możliwość darmowego upgradowania sytemu. Dużo łatwiej jest też, w razie czego, zmienić dostawcę oprogramowania, ponieważ umowy są podpisywane z reguły na okres 12 miesięcy. Pośrednio wpływa to w znaczący sposób na jakość współpracy z dostawcą. Cały czas ma on świadomość, że Klient może wycofać się po pierwszym roku współpracy. W wypadku zakupu aplikacji, taka opcja nie będzie możliwa.

A co z użytkownikiem?

Wiemy już dużo o tym, na co powinniśmy zwrócić uwagę przy wyborze aplikacji, pod kątem techniczno-finansowym. Teraz przyjrzyjmy się temu, czy dana aplikacja jest przyjazna dla użytkowania i jaki poziom intuicyjności posiada. Warto poprosić dostawcę o to, aby poza prezentacją na spotkaniu umożliwił nam testowanie aplikacji w praktyce.

Najlepiej, aby testy były przeprowadzone na danych rzeczywistych, pozwoli nam to realnie poznać system oraz ocenić przyjazność aplikacji i łatwości jej obsługi. Chociaż każda aplikacja jest zaopatrzona w manual użytkownika, to okazuje się, że praktycznie nie stanowi ona dużej pomocy dla wielu pracowników firmy, którzy logując się na nią, chcą szybko i łatwo znaleźć wszystkie informacje. Dobrze zaprojektowana aplikacja pozwala na intuicyjną nawigację. Ciekawą funkcją oferowaną przez niektóre systemy jest możliwość dopasowania ich wyglądu do obowiązujących w firmie standardów wizualnych, dzięki czemu pracownicy mają poczucie większego bezpieczeństwa i zaufania do użytkowanej aplikacji.

Podsumowując, wdrożenie aplikacji do zarządzania rozwojem pracowników w organizacji to wiele korzyści: optymalizacja procesów, oszczędność czasu, pełny dostęp do procesów HR na wszystkich szczeblach struktury, automatyczne raporty i monitoring procesów. To także wiele wyzwań i pracy. Dlatego decydując się na wybór konkretnej aplikacji, warto pamiętać o tych kilku zasadniczych kwestiach, które pomogą nam uniknąć wielu problemów i niepotrzebnych kosztów. Zwłaszcza, że zazwyczaj to wybór na lata.

stopka