Poczta e-mail – poznaj swojego wroga

Przychodzisz do pracy. Włączasz komputer. Pierwszy krok: sprawdzenie skrzynki e-mail. W tym momencie toniesz na długi czas w gąszczu zapytań, ofert i wiadomości bezmyślnie przekazywanych dalej. Bo przecież wypadało by sprawdzić, czy nie ma tam przypadkiem czegoś ważnego. I tak każdego dnia.

Na co dzień tego nie widać, ale skrzynce mailowej poświęcamy zdecydowanie zbyt dużo czasu pracy. Dziennie wysyłamy i odbieramy średnio około 112 wiadomości. Badania wskazują, że na „oporządzaniu jej”, spędzamy 23-30% czasu pracy! Można dojść do śmiałego wniosku, że narzędzie, które ma nam pomóc, w praktyce wręcz przeszkadza w pracy.

Do takiego samego doszedł Thierry Breton, prezes wielkiej informatycznej firmy Atos Origin. Postanowił tym samym, że jego organizacja powoli odejdzie od używania maili. Taka zmiana nie może być oczywiście wprowadzona z dnia na dzień, tym bardziej jeśli prowadzi się działalność o takim charakterze.

Firma stworzyła wewnętrzną sieć społecznościową. Przełożyło się to na założenie w jej ramach grup projektowych, które umożliwiły sprawną komunikację w ramach realizowania celów. Pozwoliło to również na upłynnienie działań. W poszczególnych grupach nie ma miejsca na przekazywanie wiadomości – każda trafia do całego grona zainteresowanych.

Cel nie został jeszcze w pełni osiągnięty, ale istnieje duże prawdopodobieństwo, że niebawem tak się stanie. W tygodniu na jednego pracownika przypadało 100 maili. Teraz już mniej o 40%. Metoda Bretona sprawdziła się wręcz wyśmienicie.

Coraz więcej firm w Polsce, w szczególności średnich i dużych, zaczyna dostrzegać potrzebę poszukiwania alternatywnych rozwiązań komunikacyjnych. Problemem jednak staje się fakt, że w obrębie większych organizacji trudno wybrać jedną płaszczyznę komunikacji, która sprawdzi się na różnorodnych szczeblach organizacji i przy odmiennej specyfice pracy konkretnych stanowisk, działów, czy zespołów.

W takim przypadku warto wybrać jeden system, w którego ramach można dowolnie dobierać i łączyć różne formy komunikacji – w zależności od swoich indywidualnych potrzeb.

Tego typu rozwiązaniem jest również moduł komunikacyjne systemu HRsys. W jego ramach dostępne jest między innymi Forum o znanej i tradycyjnej formie, pozwalające na dowolne zarządzanie ilością tematów, wątków oraz przyznawanie pracownikom dostępu do poszczególnych z nich.

Nieco nowocześniejszym rozwiązaniem jest Wall, oparty się na zasadach zbliżonych do tych ze znanych portali społecznościowych. Umożliwia dodawanie postów, komentowanie i „lajkowanie”. W znacznym stopniu ułatwia on komunikację na poziomie ogólnofirmowym, jak i projektowym, dzięki możliwości stworzenia grup. Funkcja Zespołów Projektowych daje też dodatkowe możliwości, jak na przykład przydzielanie konkretnym osobom zadań i monitorowanie stopnia ich realizacji.

W ramach Walla funkcjonują również Wydarzenia, służące do planowania, zapraszania i zarządzania organizacją wydarzeń związanych z firmą. System powiadomień nie pozwoli też nikomu zapomnieć o żadnym wydarzeniu, na które ktoś się zapisał lub został przypisany.

smartmockups

Do bezpośrednich rozmów na pewno przydatny jest Czat, a rozwiązaniem typowego problemu, jakim są sterty papierów i poszukiwanie plików w poczcie e-mail może być moduł Dokumenty. Pozwala on na przechowywanie i udostępnianie dostępnych dokumentów na serwerach i zarządzanie nimi w dowolny sposób. Dodatkowo, są one dostępne w każdym miejscu, w którym mamy dostęp do internetu.

Przydatnym rozwiązaniem może też okazać się Ideabox. Dzięki niemu można uniknąć nieskończonych wymian maili z nowymi sugestiami – wystarczy zgłosić swoje najróżniejsze pomysły, które podlegają później głosowaniu i komentowaniu.

Dzięki dobrze wyeksponowanemu kafelkowi Ogłoszenia, żaden pracownik nie pominie ważnego komunikatu, a Urodziny przypomną o złożeniu życzeń współpracownikom. Firmowa Galeria może zaś stać się świetnym miejscem do gromadzenia pamiątkowych zdjęć z firmowych wyjazdów, szkoleń, czy ważnych wydarzeń z życia firmy.

Specjalnie w celu optymalizacji czasu pracy zostały jednak zaprojektowane Zadania, gdzie trafiają wszelkie zlecone pracownikowi czynności. Za pomocą poczty e-mail można je co najwyżej otrzymywać, natomiast kafelek wysyła nam powiadomienia, a wszystkie zaplanowane czynności są dodatkowo wpisywane do kalendarza. Pozwala to na znaczną oszczędność czasu, bo zamiast filtrować dziesiątki maili, w poszukiwaniu wytycznych do zadań, ma się je skupione w jednym miejscu, a poczta e-mail staje się jedynie formą komunikacji z podmiotami zewnętrznymi.

Taka różnorodność daje ogromne pole wyboru dokładnie takich funkcjonalności, jakie sprawdzą się przy specyfice pracy danej firmy.

Jesteś zainteresowany zoptymalizowaniu pracy w swojej firmie i przetestowaniu modułu komunikacji? Kliknij w banner poniżej.

stopka