Prosta rekrutacja? Z tym narzędziem to możliwe

Jesteśmy świadkami coraz bardziej dynamicznego rozwoju technologii wspierających zarządzanie procesami HR. Wiele firm wciąż jeszcze nie wykorzystuje ich potencjału. Według Raportu HR Biznes Trendy 2016 (cały raport do pobrania tu), 2/3 firm zdaje sobie sprawę z rosnącego znaczenia technologii w procesach HR. 39% z nich deklaruje też gotowość do ich wdrożenia. Jedno jest pewne – w  najbliższych latach czeka nas prawdziwa technologiczna rewolucja w działach personalnych.

Obecnie rynek obfituje już w najróżniejsze narzędzia wyposażone w całą gamę funkcjonalności, które ułatwiają życie, a przede wszystkim, usprawniają pracę rekruterów.

W jaki sposób? Jeśli wciąż zastanawiasz się, czy potrzebujesz systemu do rekrutacji – sprawdź jakie funkcjonalności mogą pomóc Ci w codziennej pracy.

  1. Porządek i organizacja

Niektórym trudno to uwierzyć, ale w wielu firmach aplikacje kandydatów spływają wprost na skrzynkę mailową rekrutera. Nic dziwnego, że trudno się czasem zorientować, która aplikacja dotyczy którego stanowiska. Nie mówiąc już o tym, że w natłoku wiadomości łatwo o ich zgubienie lub przeoczenie.

Systemy rekrutacyjne rozwiązują ten problem i pozwalają na porządkowanie aplikacji i poszczególnych projektów rekrutacyjnych według kryteriów najbardziej dogodnych dla rekrutera.

W HRsys poszczególne rekrutacje można dzielić na zakładki, segregować zgodnie z datą ich trwania na: aktualne, zaplanowane i archiwalne oraz wybierać jakie szczegóły mają być widoczne z poziomu listy w kolumnach.

Systemy rekrutacyjne posiadają często funkcję, która niewątpliwie porządkuje pracę rekruterów: publikowanie ogłoszenia jednym kliknięciem na kilku wybranych portalach rekrutacyjnych.

Niektóre systemy pozwalają też później na sprawdzenie efektywności ogłoszeń ze względu na ich umiejscowienie.

 

  1. Selekcja aplikacji

Większość systemów rekrutacyjnych zawiera też funkcjonalności wspomagające selekcję kandydatów, co przydaje się szczególnie, kiedy liczba spływających aplikacji jest duża.

Ciekawą opcją jest na przykład możliwość przypisania ankiety, która będzie wyświetlana kandydatowi podczas procesu rekrutacyjnego. Rekruter może dodawać pojedyncze pytania lub całe ich zestawy, a następnie filtrować kandydatów ze względu na udzielone odpowiedzi.

HRsys posiada na przykład interface przeglądania CV, wyposażony w system oceniania poszczególnych kandydatów w wybranej wcześniej skali. Z tego poziomu można też oznaczać konkretne aplikacje, dodawać notatki lub podglądać odpowiedzi kandydata na pytania z ankiety przypisanej do ogłoszenia rekrutacyjnego.

W  procesie selekcji na pewno przydatna może okazać się też opcja przesyłania wybranym kandydatom gotowych testów kompetencji, predyspozycji, kwestionariuszy Harrisona i wszelkich innych testów stworzonych przez rekruterów. Takie testy są świetnym sposobem na zweryfikowanie czy aplikujący kandydaci odpowiadają wymaganiom danego stanowiska.

 

  1. Komunikacja z kandydatami

 

Jak pisaliśmy w jednym z naszych tekstów (czytaj więcej TU), aż 46% aplikujących, ocenia swoje doświadczenia jako złe lub nawet bardzo złe, a powodem jest, przede wszystkim, brak komunikacji z rekruterem i ograniczenie spersonalizowanego podejścia do interakcji.  82% kandydatów oczekuje kontaktu zwrotnego, nawet w wypadku braku zainteresowania ich kandydaturą, a aż 75% z nich nigdy go nie otrzymuje. W czasach, kiedy tak ogromny nacisk zaczyna się kłaść na kwestie związane z employer branding i candidate experience – tego typu sytuacja zdaje się być niedopuszczalna. Kiedy zgłasza się kilku kandydatów, to komunikacja z nimi nie wydaje się być trudna. Problem zaczyna pojawiać się, kiedy prowadzi się kilka wielopoziomowych projektów rekrutacyjnych jednocześnie i codziennie spływa po kilkadziesiąt zgłoszeń. Odpowiedni feedback do wszystkich aplikujących zapewne przerósłby możliwości nawet najbardziej „zaprawionych w boju” rekruterów.

W takich sytuacjach odpowiednie narzędzie, pozwalające na automatyzację wysyłki, to zbawienie. Narzędzie takie pozwalają zazwyczaj na dostosowanie wysyłki do procedur ustalonych przez daną firmę – rekruter może stworzyć szablony wiadomości i ustawić ich automatyczną wysyłkę w konkretnych sytuacjach, np. gdy kandydat nie przejdzie do kolejnego etapu.

Aby taka automatyczna korespondencja nie wyglądała w odczuciu kandydata „zbiorczo”, narzędzia rekrutacyjne posiadają często funkcję personalizowania wiadomości poprzez dedykowane ich elementy.

Komunikację na pewno ułatwi też karta kandydata i podgląd historii korespondencji oraz historia poszczególnych działań związanych z daną osobą.

  1. Raportowanie

Raportowanie projektów rekrutacyjnych to zazwyczaj przykra i czasochłonna powinność. Dzięki systemowi do rekrutacji, raporty można wygenerować automatycznie za pomocą kilku kliknięć. Raporty pozwalają na szybkie i przejrzyste przekazanie danych zarządowi, dostarczają też wartościowy materiał dla rekrutera, a ich analiza z pewnością przyda się do optymalizacji poszczególnych elementów procesu rekrutacji.

 

Jak twierdzi Marta Nowosławska – Project Manager w HRsys, wybór a następnie wdrożenie odpowiedniego narzędzia HR, to nie lada wyzwanie. Jednak każda organizacja, która chce  w pełni wykorzystać potencjał pracowników, o ile nie podjęła jeszcze decyzji dotyczącej wyboru kompleksowego narzędzia wspierającego obszar HR, to zapewne w najbliższym czasie będzie musiała to zrobić.

 

stopka