Sztuka zwalniania, czyli kilka słów o exit interview

Zakończenie stosunku pracy w danej firmie to zazwyczaj trudny temat. Zmiana miejsca zatrudnienia bywa nieprzyjemna zarówno dla pracownika jak i pracodawcy – odchodząc, zostawiamy przecież koleżanki i kolegów, a szef traci często pracownika, którego trudno zastąpić. Dlatego też, nawet takie wydarzenie należy odpowiednio wykorzystać, by w przyszłości uniknąć niepotrzebnych rotacji.

Exit interview najczęściej przybiera formę rozmowy osoby odchodzącej z menedżerem, osobą z działu HR lub szefem i jest swego rodzaju domknięciem formalności przed ostatecznym zakończeniem współpracy. Warto jednak pamiętać, że ta, w gruncie rzeczy nieprzyjemna sytuacja, może przynieść pewne profity dla obu stron.

Pracownicy często popełniają wiele błędów podczas tego typu rozmów – ponoszą ich emocje, przejaskrawiają fakty i wyrzucają z siebie niepotrzebnie wszelkie frustracje – robią to, czego nie odważyliby się w trakcie trwania stosunku pracy. To bardzo złe podejście. Palenie za sobą mostów nigdy nie przynosi nic dobrego. Należy pamiętać, że z byłą firmą można potem mieć do czynienia na spotkaniu biznesowym lub po prostu potrzebować robić z nią interesy, o wystawieniu pozytywnych referencji nie wspominając.

Pracodawca z kolei, powinien wyciągnąć z takiej rozmowy odpowiednie wnioski. Aby aby to się stało, trzeba jednak zadać odpowiednie pytania. Z takich rozmów można bowiem czerpać wiele nauki, a w wyjątkowych okolicznościach, może się okazać, że uda się jednak zatrzymać cennego pracownika. Oto kilka przykładów dobrych pytań, które można zadać przy tego typu rozmowie:

  • Czy czuł się Pan docenionym pracownikiem? Co moglibyśmy zrobić, aby czuł się Pan doceniony bardziej?

  • Czy mógł Pan liczyć na wsparcie kierowników i współpracowników?

  • Co skłoniło Pana do decyzji o zakończeniu współpracy?

  • Zmiana jakiego elementu mogłaby ewentualnie skłonić Pana do przemyślenia jeszcze raz swojej decyzji?

  • Na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę, wdrażając nową osobę na Pana stanowisko?

Nie należy zapominać, że pracownik ma prawo do odmowy wzięcia udziału w exit interview. Nic w tym dziwnego, wiele osób krępuje rozmowa twarzą w twarz. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, żeby poprosić o wypełnienie ankiety. Niektóre systemy do zarządzania procesami HR – na przykład HRsys – posiadają nawet odpowiednią funkcjonalność, pozwalającą na zaprojektowanie tego typu ankiety w wersji elektronicznej, co zdecydowanie bardziej zachęca pracownika do jej wypełnienia.

Zaletą takich rozwiązań jest też to, że można potem do takich ankiet wrócić i przeanalizować jeszcze raz to, co dany pracownik napisał, można też przeanalizować ankiety z przeszłości.

Najlepiej oczywiście byłoby doprowadzić do sytuacji, gdzie exit interview nie jest w ogóle konieczne, bo nikt nie zgłasza chęci odejścia. W tym celu warto skorzystać z doświadczeń innych i sprawdzić jak kształtują się statystyki wyciągnięte z ankiet w innych firmach. PricewaterhouseCoopers opracował raport na podstawie rozmów z 19 000 pracowników, pytając ich o powody odejścia. Proporcje kształtują się następująco:

  • brak perspektyw rozwoju kariery/awansu – 16%

  • brak szacunku i wsparcia ze strony przełożonego – 13%

  • niesatysfakcjonująca bonifikata – 12%

  • nudne obowiązki służbowe i brak wyzwań – 11%

  • brak umiejętności przywódczych u przełożonego – 9%

  • godziny pracy – 6%

  • przyczyny nieuniknione – 5%

  • kiepskie relacje przełożonego z pracownikami – 4%

  • przełożony nie ukrywał faworyzowania niektórych pracowników – 4%

  • nie zauważano mojego wkładu – 4%

Exit interview wydaje się przejawem zbytniej kurtuazji, próbą obu stron do pozornego wyjścia z twarzą z sytuacji odejścia z pracy. Ale wcale tak być nie musi. Wystarczy odpowiednio się do niego przygotować, pozytywnie nastawić, a przede wszystkim wyciągnąć wnioski i wprowadzić odpowiednie zmiany. Każdy, nawet najmniej wdzięczny proces w firmie może służyć czemuś dobremu.

stopka