Zarządzanie wynikami pracy /ZWP/. Czym jest i do czego się przydaje? część I

Próba definicji

Przez Zarządzanie Wynikami Pracy (ZWP) rozumie się zazwyczaj proces, który łączy wszystkie zasoby, systemy i pracowników z celami i priorytetami organizacji.

ZWP zajmuje się wpływaniem na zachowania pracowników w taki sposób, by efektywniej osiągali zakładane wyniki. Dobrze zdefiniowany i wdrożony system ZWP opiera się na trzech podstawowych elementach, którymi są:

  • POMIAR: system mierzenia wyników osiąganych przez organizację lub jej część, jak również zachowań pracowników;
  • FEEDBACK: informacja zwrotna np. nt. związku pomiędzy rezultatami, a zachowaniami pracowników;
  • POZYTYWNE WZMOCNIENIE: o charakterze werbalnym (pochwała), finansowym (premia, nagroda, podwyżka), rozwojowym (atrakcyjne szkolenie poprzedzające awans), mające na celu zmotywowanie pracownika do utrzymania lub poprawy uzyskiwanych  wyników.

Tak rozumiane ZWP zapewnia, że każdy pracownik firmy:

  • wie i rozumie, jakie są oczekiwania organizacji, co do wyników jego pracy;
  • z pomocą organizacji rozwija swoją wiedzę i umiejętności, by mieć wystarczający potencjał do realizacji ww. oczekiwań;
  • dostaje precyzyjną informację zwrotną nt. uzyskiwanych wyników pracy;
  • ma możliwość dyskusji i wkładu w realizację celów zarówno indywidualnych, jak i firmowych.

Michael Armstrong [1] – brytyjski ekspert w dziedzinie Zarządzania Zasobami Ludzkimi (ZZL) pod koniec ubiegłego stulecia przedstawił następującą definicję ZWP, która wydaje się być po 20 latach nadal aktualna:

„Jest to zintegrowane i strategiczne podejście do poprawy wyników organizacji poprzez poprawę efektywności ludzi w niej zatrudnionych, dzięki rozwojowi potencjału zespołów i poszczególnych pracowników”.

Korzyści z wdrażania systemów ZWP

Badania pokazują, że takie podejście do ZWP pozwala uzyskiwać obustronne korzyści zarówno dla organizacji, jak i dla pracownika. Do najczęściej cytowanych korzyści należą:

  • Finansowe / operacyjne:
    • wzrost wyników sprzedaży;
    • obniżenie kosztów ogólnych;
    • realizacja celów Zarządu (innych niż ww. celów ogólnofirmowych);
    • osiąganie zakładanych terminów realizacji projektów;
    • efektywne wsparcie komunikacyjne dla wprowadzanych zmian strategicznych.
  • Wzrost motywacji i zaangażowania pracowników:
    • premiowanie za osiąganie i/lub przekraczanie założonych celów, czy specjalnych osiągnięć (a nie tylko za realizację codziennych zadań);
    • lepsze rozumienie przez pracownika wkładu w realizację celów firmowych, a tym samym zwiększenie zaangażowania w ich realizację;
    • większa przejrzystość dla pracownika w zakresie osiąganych celów i związanych z nimi benefitów (większe zaufanie do poprawności procesu premiowania i regulacji płac);
    • lepsze dopasowanie programów rozwojowych do specyficznych potrzeb pracowników w związku z poziomem realizowanych przez nich celów biznesowych oraz oceną poziomu rozwoju wymaganych kompetencji (a tym samym większa adekwatność nakładów na rozwój zawodowy pracowników w stosunku do realnych potrzeb firmy i pracowników).
  • Lepsza jakość zarządzania:
    • większa elastyczność zarządzania poprzez dostosowanie potrzeb organizacji na szczeblu kierowników liniowych do zmieniających się potrzeb otoczenia rynkowego;
    • poprawa zdolności analitycznych oraz wykorzystania mierników finansowych i operacyjnych w codziennej praktyce zarządczej menedżerów i samodzielnych pracowników;
    • uproszczenie kwestii komunikacji w zakresie planowania celów oraz ich zgodności ze strategią biznesową;
    • zapewnienie pełnej spójności wypłat premiowych z uzyskiwanymi wynikami oraz zgodności z przepisami prawa;
    • prosta i czytelna dokumentacja w zakresie zarządzania wynikami i premiowania.
  • Wzrost wartości firmy na rynku:
    • wobec porównywalnego dostępu firm do kapitału, technologii, rozwiązań organizacyjno-technicznych oraz dzięki pozytywnej korelacji pomiędzy jakością procesów zarządzania wynikami i jakością zasobów ludzkich – efektywne ZWP staje się kluczowym źródłem uzyskiwania przewagi konkurencyjnej firm;
    • ten aspekt jest szybko dostrzegany zarówno przez rynek kapitałowy, który chętniej inwestuje w spółki efektywnie zarządzane, jak i przez rynek pracy, co ułatwia pozyskanie i utrzymanie wysokokwalifikowanych kadr.

Zasada ciągłego doskonalenia /continuous improvement/

Dobrze zaprojektowany system ZWP powinien mieć charakter niekończącego się, cyklicznego procesu zarządczego (zgodnie z cyklem/kołem Deminga P-D-C-A z ang. Plan-Do-Check-Act), co w polskim tłumaczeniu ilustruje poniższy graf:

zasada ciągłego doskonalenia

  • Zaplanuj (ang. Plan): Zaplanuj lepszy sposób działania, lepszą metodę.
  • Wykonaj, Zrób (ang. Do): Zrealizuj plan na próbę.
  • Sprawdź (ang. Check):

Zbadaj, czy rzeczywiście nowy sposób działania przynosi lepsze rezultaty.

  • Popraw (ang. Act):

Jeśli nowy sposób działania przynosi lepsze rezultaty, uznaj go za normę (obowiązującą procedurę), zestandaryzuj i monitoruj jego stosowanie.

Istotą takiego podejścia jest chęć poprawy/doskonalenia obecnego stanu rzeczy (normy), a nie konserwowanie stanu obecnego (utrzymanie status-quo).

Warto zwrócić uwagę na fakt, iż wszystkie aspekty wykonywanych przez pracowników  zadań, które mogą być przedmiotem zarządzania P-D-C-A (zgodnie z kołem Deminga) i służą stałej poprawie wybranych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstw możemy zaliczyć do systemów ZPW. Zdarza się, że firmy projektują systemy ZPW jedynie po to, by dokonywać wiarygodnych pomiarów wyników.  Powszechną praktyką jest jednak wiązanie tych systemów z narzędziami Zarządzania Zasobami Ludzkimi (ZZL) – wykorzystywanie ich do celów motywacji krótko- i długoterminowej.

O best practicies ZWP przeczytacie już w kolejnych odcinkach…

Piotr Sierociński

[1] Michael ARMSTRONG, Angela BARON, “Performance Management – the new realities”, IPD&D, 1998

 

stopka