Era post-Covid w firmach: co nas czeka?

Pandemia jeszcze nie dobiegła końca i trudno wnioskować jak poważna dla rynku pracy jest obecna sytuacja i jakie będą jej finalne efekty. Tym bardziej, że jest to zjawisko bez precedensu – zmiany w systemie pracy w czasie pandemii odczuło prawie 2,7 miliardów ludzi na świecie, 4 na 5 pracowników.

Można jednak już teraz zastanowić się, jak powinien przebiegać powrót do normalności i które dobre praktyki, wykształcone w okresie pandemii, warto zachować oraz jakie nowe trendy pojawią się w erze post Covid-19.

Powrót do normalności: bezpieczeństwo przede wszystkim

Powoli zaczynamy wracać do codzienności. Część z nas zaczęła już pracę w biurze, część dopiero się do tego przygotowuje. Czego możemy spodziewać się po powrocie?

  • Rotacyjnych zmian i wydłużonego czasu pracy, tak by mniej pracowników przebywało jednocześnie w tej samej przestrzeni biurowej
  • Różnych godzin startu i zakończenia pracy, tak by uniknąć zatłoczenia przy wejściu/wyjściu
  • Częściowego, rotacyjnego home office, tak, aby móc bezpiecznie porozsadzać pracowników, ale także, by każdy miał szansę np. co drugi tydzień wrócić za swoje biurko.

Do tego dochodzi oczywiście zapewnienie środków higieny w biurach oraz unikanie koncentracji pracowników w tym samym miejscu np. w kącikach kuchennych czy salkach konferencyjnych. Bezpieczny powrót pracowników do biur to w dużej mierze zadanie działu HR oraz kadry zarządzającej, która powinna sama przestrzegać wprowadzonych zaleceń i stać na straży kultury bezpieczeństwa w nowej odsłonie.

Dobre praktyki i nowe trendy

Nagła konieczność wprowadzenia pracy zdalnej, dla wielu przedsiębiorców, oznaczała całkowitą zmianę modelu pracy, wprowadzenie nowych praktyk w komunikacji, zapewnienie narzędzi do spotkań wirtualnych. Co z tego przejdzie do ery post Covid-19? Które praktyki warto pozostawić, nawet gdy wróci opcja „normalnej” pracy?

Trendy w komunikacji

Praca zdalna nie oznacza mniej intensywnej komunikacji – wręcz przeciwnie, kontakty w czasie, gdy cały zespół siedzi na home office, muszą być bardzo regularne, a komunikaty jasne i czytelne. Oczywiście wszystko odbywa się wirtualnie z użyciem narzędzi do wideokonferencji czy zarządzania projektami. Dobre praktyki komunikacji przy pracy zdalnej obejmują m.in. codzienne logowanie się rano na czacie z zaznaczeniem, co ma się w agendzie, codzienne sign-offy z informacją, co zostało zrobione i statusem projektów, telefony w sprawach ad-hoc, zaplanowane wideo spotkania co tydzień z całym teamem, comiesięczne większe meetingi firmowe etc.

Komunikacja mailowa pozostaje ważna, ale szybkie telefony czy wiadomości na czacie zastępują już bezpośrednie kontakty biurowe. Warto postawić na kreatywne dyskusje, szybkie komunikaty i dopasowane do potrzeb modele komunikacji, by zacieśnić współpracę i mieć poczucie, że cały team jest blisko, mimo iż pracuje oddzielenie. Odejście od sztywnych ram kalendarza i spotkań na rzecz elastycznego modelu komunikacji w dużej mierze opartej na rozmowach, krótkich i jasnych przekazach. Taka komunikacja może też być skuteczna w nowej biurowej „normalności” po erze koronawirusa.

Wirtualny model pracy

Jeszcze dwa miesiące temu wirtualny model pracy był stosunkowo mało praktykowany, albo wprowadzany w niewielkim zakresie np. w okolicach świąt czy w czasie urlopów. Wprowadzenie wirtualnej pracy stało się koniecznością, by przedsiębiorstwa przetrwały i dostarczały bez zakłóceń swoje produkty i usługi.

Pracownicy odkryli dzięki pandemii, że praca z domu może być równie efektywna, a do tego sprzyja lepszej równowadze między życiem zawodowym i prywatnym. Pracodawcy zauważyli spore oszczędności, a do tego przestali się bać takiego modelu pracy. Spotkania twarzą w twarz oczywiście powrócą, ale wirtualny system pracy również będzie kontynuowany. Każda firma podejmie indywidualną decyzję, na jakim poziomie go utrzyma.

Elastyczność i efektywność

Według ekspertów rynku pracy, w wyniku pandemii przejdziemy do bardziej elastycznego systemu pracy, odchodząc od sztywnych ram czasowych i pracowania opartego na „byciu obecnym”. Nie będą się liczyć godziny przesiedziane za biurkiem, ale efekty naszych działań.

Elastyczność dotyczyć będzie zarówno miejsca, jak i czasu pracy. Nowy trend ma zakładać też unikanie nadgodzin, tak by pracownicy mieli szansę więcej czasu poświęcać najbliższym – tę wartość odkryli właśnie w dobie pandemii. Możliwość odpoczynku od pracy również ma być bardziej elastyczna, wliczając w to urlopy, przerwy na rozwój osobisty, wolne dni jako formę wynagrodzenia. W kwestii samego miejsca pracy, do trendów będzie należeć praca zdalna czy rotacja biurek, zaś elastyczny czas pracy będzie obejmować pracę częściową, sezonową, brak minimalnych godzin pracy. Zespół także będzie elastyczny, oparty nie tylko na etatowych pracownikach, ale także kontraktorach czy zleceniobiorcach. Pojawią się nowe cele w pracy, nowe harmonogramy, nowe przydziały w obrębie zespołów, nowe rutynowe praktyki.

AI i automatyzacja

Automatyzacja prostych zadań i szersze wykorzystanie AI (artificial intelligence) może być ważnym trendem w erze post Covid-19. Pracownicy skupią się na trudnych zadaniach wymagających talentu, kreatywności i specyficznych umiejętności, a to, co się da zautomatyzować, zrobią za nas wdrożone systemy. Dlatego tak ważny okaże się wybór odpowiedniego oprogramowania, które wesprze automatyzację pracy i odciąży naszych pracowników.

Już teraz, z powodu pandemii, obserwowany jest rosnący popyt na nowe technologie, wirtualne rozwiązania, narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję. Zarządzanie zespołami odbywa się za pomocą narzędzi PM, nowoczesnych systemów HRMS, spotkania są zastępowane wideo konferencjami, a procesy zarządzane przez cyfrowy workflow. Do sieci przenosi się też społeczne życie biurowe, na czatach/wallach firmowych pracownicy organizują sobie „happy hours”, umawiają się na wirtualną kawę, przesyłają sobie newsy, zdjęcia. Rozkwita era ESNu (Enterprise Social Network) a wraz z nią kształtuje się nowa kultura organizacyjna.

Nowe technologie służą również monitorowaniu aktywności pracowników, co jest niezbędne przy pracy zdalnej czy hybrydowym systemie biurowo-zdalnym. Umożliwiają nagradzanie najbardziej zaangażowanych i efektywnych pracowników. Dzięki wbudowanym modułom feedbackowym pracownicy mogą liczyć na szybką informację zwrotną czy wirtualną odznakę, a menedżer w karcie rozwoju zespołu widzi performance swoich pracowników.

Nowa struktura

Obecna struktura firmy, ułożona jak drabina, z poleceniami przychodzącymi tylko od zarządzających i awansem możliwym tylko jeden stopień do góry ma zostać zaburzona. Nowy trend to struktura nielinearna, promocja talentów nie tylko poprzez awans, możliwość zbudowania kariery wokół portfolio. Zatem to wspomniane powyżej elastyczne podejście do systemu pracy ma znaleźć swoje odbicie także w strukturze firmy.

Cyber bezpieczeństwo

W sytuacji, gdy praca zdalna została wprowadzona na szeroką skalę, a pracownicy zaczęli logować się do systemów z użyciem różnych urządzeń, w tym niejednokrotnie swoich prywatnych laptopów, telefonów, tabletów etc., priorytetem staje się zapewnienie firmie cyber bezpieczeństwa. Przedsiębiorstwa pracujące na dłuższą metę w systemie rozproszonym czy częściowo zdalnym są narażone na ataki hackerskie i wyciek danych. Istotne będzie wprowadzenie dodatkowych szkoleń dla pracowników z zakresu ochrony danych, a także stworzenie programów i procedur bezpieczeństwa dla wszystkich pracowników, niezależnie od tego, skąd pracują. Ważna stanie się także kwestia doboru nowych systemów pod kątem procedur bezpieczeństwa. Wcześniejsze dokładne sprawdzenie możliwości utrzymania systemu, który planujemy zakupić. Czy jest on tylko rozwiązaniem chmurowym, czy można go jednak bezpiecznie utrzymywać na własnych serwerach firmowych lub serwerach naszego dostawcy.

Aranżacja przestrzeni biurowej

Biura nie znikną kompletnie, ale mogą wymagać re-aranżacji. Firmy będą musiały oszacować, ile przestrzeni będzie im faktycznie potrzebne – z jednej strony może być jej mniej, bo część pracowników rotacyjnie zostanie na pracy zdalnej, z drugiej strony zachowanie odpowiednich odległości między biurkami może spowodować konieczność przebudowania dotychczasowych open space’ów.

Co warto przemyśleć?

Największą wartością czasu pandemii jest możliwość przemyślenia modelu biznesowego, komunikacyjnego czy wręcz społecznego. Warto potraktować ten okres przerwy od tego, co zwykliśmy uważać za normalne, by zastanowić się co dalej i odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

  • Czy wcześniejsze systemy pracy sprawdzały się?
  • Czy koronawirus czegoś nauczył kadrę zarządzającą i HR? Co należałoby obecnie zmienić?
  • Co zdało egzamin w dobie kryzysu i powinno zostać na dłużej?
  • Które procesy pozostają online, a które wracają onsite?
  • Których pracowników trzeba ponownie zatrudnić – jeśli zostali wysłani na przymusowe urlopy w czasie pandemii – lub ewentualnie, co zrobić z dodatkowo zatrudnionymi osobami tylko na okres pandemii?
  • Jakie zmiany wymagane są w obecnej strategii firmowej, łańcuchu dostaw?
  • Co z wynagrodzeniem i benefitami pozapłacowymi, a także systemem awansów, systemem HR i performance managementem? W wielu firmach benefity pozapłacowe czy wynagrodzenia będą wymagały modyfikacji na rok czy dwa.
  • W jakim stopniu wprowadzić nowe technologie, AI czy automatyzację procesów?
  • Jakie ryzyko i korzyści przynosi rozproszona organizacja lub system hybrydowy – zdalno-biurowy?
  • Jakie należy wprowadzić niezbędne narzędzia w ramach nowych trendów i potrzeb?
  • Jak zbudować zaufanie na linii pracodawca-pracownicy w nowej rzeczywistości post pandemicznej?
  • Jak zadbać o firmowe cyber bezpieczeństwo?
  • Jaki potrzebny jest rozmiar kadry i jakie alternatywne formy zatrudnienia wprowadzić, by zwiększyć elastyczność zasobów ludzkich?

Powyżej nakreślone obszary, to tylko kilka możliwych opcji zmian. Tak naprawdę każdy lider biznesowy w swojej organizacji podejmuje teraz ważne decyzje związane z zarządzaniem firmą po okresie pandemii.

Na pewno będzie inaczej, a czy lepiej? To w dużej mierze będzie uzależnione od podjętych decyzji i naszej elastyczności wobec procesu zachodzących zmian.

stopka