Praca zdalna. Czy będziemy chcieli wrócić do biur?

Pandemia koronawirusa dotknęła każdego aspektu życia społeczeństw na całym świecie –  nie tylko zdrowia, ale także ekonomii, edukacji, biznesu, kontaktów międzyludzkich.

Bardzo mocno zmieniła się także sytuację na rynku pracy. Rekrutacje przeprowadzane są online, czasem nawet przez specjalne systemy do rekrutacji, wiele firm wysłało pracowników do domów na home office, a organizacje, które do tej pory nie były przekonane do pracy zdalnej, zaczęły zmieniać swoje zdanie. W panujących okolicznościach, praca z domu stała się najlepszym możliwym rozwiązaniem zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.

Praca zdalna to już nie benefit

Jeszcze nie tak dawno temu praca zdalna traktowana była jako swego rodzaju fanaberia. Później, stała się interesującym benefitem, który kusił pracowników, szukających czegoś więcej niż owocowe wtorki. Od wybuchu pandemii, home office stał się dla wielu firm koniecznością.

Pozwala kontynuować działalność i jednocześnie stosować się do narzucanych przez rządy obostrzeń dotyczących izolacji społecznej oraz zapewnić pracownikom zdrowsze środowisko pracy z mniejszym ryzykiem zarażenia niż w przestrzeni biurowej. Część firm przestawiła się na pracę zdalną bez większych problemów, bo z powodzeniem stosowały ją w pewnym wymiarze, oferując pracownikom taką możliwość raz w tygodniu czy w okolicy świąt. Praca zdalna jest na przykład wpisana w kulturę organizacyjną Microsoftu, z racji tego, że CEO firmy Satya Nadella jest jej wielkim fanem. Jednak spory odsetek polskich przedsiębiorstw pierwszy raz zetknął się z pracą zdalną, a firmy stanęły przed wyzwaniem dopasowania swojej struktury do zupełnie nowego modelu organizacji pracy.

Zmiana modelu pracy na dłużej?

W USA praca zdalna od jakiegoś już czasu jest preferowana przez pracowników i z roku na rok zyskuje coraz większą popularność. Według badania Gallupa z 2017 roku 43% pracowników korzystało już wtedy z home office z pewną częstotliwością.

Badacze wskazywali, że praca zdalna przez dwa lub trzy dni w tygodniu zwiększa produktywność pracowników.

W ciągu dwóch dni w biurze pracownik koncertuje się na spotkaniach, interakcji, współpracy z teamem, a podczas pracy z domu w pełni oddaje się tylko zadaniom. Przez ostatnie 10 lat odsetek osób pracujących zdalnie na stałe, czy w niepełnym wymiarze, co roku się zwiększał, czasem nawet o 10%, ale to właśnie pandemia ma być kulminacyjnym punktem, który zmieni model pracy na długie lata. Według znawców rynku pracy, trend wyraźnie przyspieszy. Zmuszeni przez okoliczności pracodawcy zaczną wreszcie budować kulturę organizacyjną pozwalającą na długoterminową elastyczność modelu pracy, a powrót do stanu sprzed pandemii nie będzie wchodził już w grę.

Ostatnie tygodnie pokazały, że da się i można pracować zdalnie w trybie ciągłym, a pracownicy czy pracodawcy do tej pory sceptycznie nastawieni do tego rozwiązania, przekonali się, że ma ono wiele plusów. Przyzwyczajeni do pewnego komfortu pracy zdalnej pracodawcy będą naciskać na managerów, by pozostali bardziej elastyczni w tej kwestii, nawet, gdy pandemia już ustanie.

Cyfryzacja i nowe technologie wspierają pracę zdalną

Moment na przyspieszenie popularności pracy zdalnej oraz zmianę modelu pracy w perspektywie długofalowej nie mógł być lepszy – postępująca cyfryzacja oraz rozwój nowych technologii bardzo wspomaga te procesy. Pandemia stała się katalizatorem do szukania odpowiednich narzędzi i oprogramowania niezbędnych do pracy zdalnej i upowszechniania ich na rynku pracy.

Jeszcze niedawno praca zdalna oznaczała korzystanie z wielu różnych narzędzi, bo przydatne rozwiązania były mocno rozproszone. Inna aplikacja do video rozmów, inna do przechowywania dokumentów w bezpieczny sposób, jeszcze inna do zarządzania projektami. Na dłuższą metę było to uciążliwe dla pracowników i zespołów, a także managerów. Obecnie, można znaleźć rozwiązania zdecydowanie bardziej kompleksowe, łączące wszystkie niezbędne aplikacje i funkcjonalności w jednym miejscu, np. pakiet Microsoft Teams czy polski system – HRsys. Ten ostatni, umożliwia zarządzanie praktycznie każdym procesem w obszarze HR. Komunikacją między pracownikami, systemem szkoleń, celów i ocen okresowych oraz wieloma innymi, ważnymi obszarami projektowymi. Dzięki takim zintegrowanym rozwiązaniom praca zdalna może być równie efektywna, jak praca w biurze.

W dalszym ciągu istnieje jeszcze duże pole do rozwoju, jeśli chodzi o infrastrukturę pracy zdalnej, i to zarówno na mniejszą skalę, jak i w perspektywie globalnej. Wiele przedsiębiorstw musi odrobić pierwszą lekcję związaną z koronawirusem i przygotować w szybkim tempie efektywne, bezpieczne i przyjazne pracownikom narzędzia pracy wirtualnej. Rozwój infrastruktury wspierającej elastyczne modele pracy musi zdecydowanie przyspieszyć. A co za tym idzie, musi także zostać wzmocniony poziom zabezpieczeń systemowych, żeby wirtualna przestrzeń pracy była odporna na ataki hackerskie i fishingowe. Rozwiązaniem może być tutaj utrzymywanie systemu na serwerach własnych lub serwerach dostawcy. Takie możliwości wyboru daje m.in. wspomniany już wcześniej HRsys.

W szerszym ujęciu, konieczne będzie wprowadzenie rozwiązań 5G i szerokopasmowego Internetu na większą skalę, bo przy ogromnej rzeszy ludzi pracujących zdalnie sieć będzie przeciążona. Już teraz pojawiają się obawy o szybkość i dostępność Internetu. Niedawno Unia Europejska poprosiła serwis streamingowy Netflix o ograniczenie jakości przesyłanych danych, by zmniejszyć obciążenie sieci w Europie, która zaczęła już odczuwać wzmożoną aktywność pracowników na home office. Pozostaje także otwarta i bardzo perspektywiczna kwestia wykorzystania rozszerzonej rzeczywistości w narzędziach do pracy zdalnej.

Praca zdalna. Co nam daje?

Pandemia mogła zmusić niektórych pracodawców do zainteresowania się tematem pracy zdalnej, ale nie powinni oni narzekać – do tego modelu pracy warto się przekonać i stosować go nie tylko w czasie wyższej konieczności. Co daje home office z perspektywy pracodawcy? A jak to wygląda z punktu widzenia pracowników?

Wyższa produktywność

Badanie Microsoftu wskazuje, że:

ponad 90% pracowników uważa, że efektywniej pracuje z domu niż z biura

Z czego to wynika? Są lepsze warunki do skupienia się, bez biurowych rozpraszaczy, takich jak przerwy na kawę czy lunch, rozmowy w open space, typowe hałasy biurowego życia np. ciągle chodząca drukarka czy ekspres do kawy. Pracownicy są także bardziej zmotywowani do wykonania swojej pracy w danym przedziale czasowym, bo nie chcą w domu robić nadgodzin. Zwłaszcza obecnie, gdy w wielu przypadkach z domu pracuje także ich partner, a dzieci nie chodzą do szkoły – każdy chce jak najefektowniej wykonać swoją pracę i mieć już czas wolny.

Jednak managerom HR produktywność pracowników zdalnych spędza sen z powiek. Według badań aż 76% martwi się o to w kontekście pandemii koronawirusa, ale jak wskazują praktycy i teoretycy pracy zdalnej, te obawy są przesadzone.

Pracownicy zdalni sami dbają o swoją produktywność, bo im na tym zależy, a do tego doskonale wiedzą, w jakiej porze dnia pracują najefektywniej i właśnie przy elastycznym modelu pracy mogą to w pełni wykorzystać.

Niższe koszty

Oczywista sprawa – brak konieczności przygotowania miejsca pracy, zwrotu środków za dojazd pracowników, mniejsze zużycie kawy, herbaty, środków czystości. Zaoszczędzić można naprawdę sporo: jak wskazuje badanie Global Workplace Analytics w USA typowa firma oszczędza aż 11 000 dolarów rocznie na każdym zdalnym pracowniku, który pracuje z domu przez połowę swojego etatu. Ile można zatem zaoszczędzić w budżecie przedsiębiorstwa, gdy pracownik uskutecznia home office na pełen etat… albo, gdy tak pracuje cała organizacja!

Lepsza dyspozycyjność pracowników

Mniej zwolnień lekarskich, bo pracownicy mniej chorują nienarażani na kontakty z setkami ludzi każdego dnia w biurze, przekłada się to również na zmniejszoną ilość elektronicznych wniosków urlopowych. Ponadto, przy małej niedyspozycji często i tak decydują się pracować z domu, podczas gdy mogliby nie mieć siły dojechać do biura i gdyby nie home office, wzięliby np. urlop na żądanie czy L4.

Plusy dla pracowników

Pracownicy także mogą zaoszczędzić na pracy z domu, jednak nie tylko pieniądze, ale również czas, który przeznaczyliby na dojazdy. Ponadto cenią sobie możliwość spożywania domowych posiłków, wygodniejsze warunki pracy czy lepszą równowagę życia zawodowego i prywatnego.

Wyzwania związane z home office

Aby nie było jednak tak kolorowo, warto wspomnieć o kilku wyzwaniach związanych z pracą zdalną, zarówno z punktu widzenia pracodawców, jak i pracowników:

  • Zaufanie.

To główny problem HR-owców i managerów związany z home office: kwestia zaufania pracownikom, że naprawdę dobrze wykonują swoje zadania, nawet gdy nie ma się z nimi bezpośredniego kontaktu. Sukces pracy zdalnej w dużej mierze zależy od tego, czy pracodawca ufa swoim pracownikom. Niestety, ten aspekt dalej kuleje – według badań przed pandemią:

tylko 56% managerów zgadzało się na pracą zdalną pracowników, nawet gdy polityka firma na nią pozwalała. Reszta nie ufała swoim pracownikom.
  • Bezpieczeństwo.

Ryzyko wycieku wrażliwych danych jest większe przy rozproszonej organizacji. Pomocne będą narzędzia i infrastruktura zapewniające jak najwyższe standardy bezpieczeństwa.

  • Dobór właściwych narzędzi.

Nie tylko narzędzia do przechowywania dokumentów, ale także do komunikacji, zarządzania projektami, raportowania wyników pracy muszą być właściwie dobrane, by mogły służyć efektywnej, przejrzystej i wygodnej pracy zdalnej. Warto zatem dobrze przeanalizować oferty, zanim zdecydujemy się na zakup wybranego systemu.

  • Integracja zespołu.

Bardzo trudny aspekt w organizacji pracującej zdalnie. Niektóre firmy wprowadzają wirtualne przerwy na kawę czy inne formy spotkań online, by podtrzymać więzi w zespole, ale nie zawsze sprawdza się to tak dobrze jak prawdziwa interakcja twarzą w twarz.

  • Niższa kreatywność pracowników.

Często świetne pomysły wynikają z integracji międzyludzkiej, na spotkaniach brainstormingowych. Oczywiście da się je przeprowadzać zdalnie, ale niektóre badania wskazują, że brak kontaktu face to face obniża kreatywność pracowników, a także wpływa negatywnie na ich zdolność do współpracy czy empatię.

  • Izolacja.

Osoby bardzo towarzyskie mogą odczuwać dyskomfort psychiczny związany z pracą z domu, a nawet samotność czy poczucie izolacji.

  • Problem z równowagą życia prywatnego i zawodowego.

Z jednej strony home office to szansa na lepszą równowagę życia prywatnego i pracy, z drugiej zaś – zagrożenie, jeśli pracownik nie będzie rozsądnie dysponował czasem i nie będzie wyznaczał granic swojej pracy. Elastyczność godzin pracy może oznaczać bycie podłączonym do komputera niemal non stop i negatywnie wpływać na życie prywatne czy rodzinne.

Są pracownicy, którzy uwielbiają pracę zdalną, są też tacy, dla których się ten model po prostu nie sprawdza – to często kwestia bardzo indywidualna. W obecnych czasach nie ma jednak miejsca na analizę, komu praca zdalna służy, a komu nie, bo jest ona po prostu niezbędna, by firma mogła przetrwać.

Gdy pandemia minie, być może część przedsiębiorstw zechce wrócić do starego modelu. Bardziej jednak prawdopodobne jest, że wkroczymy w erę pracy przyszłości, gdzie elastyczność godzin pracy, nowoczesne technologie oraz home office będą już nie tyko trendami, ale naszą codziennością.

 

 

stopka