System do HR potrzebny ASAP! Jak go wybrać?

Systemy do HR pozwalają firmom na efektywne zarządzanie wszystkimi najważniejszymi procesami HR, komunikacją z pracownikami oraz pozwalają na self-service kadrowy.  Dzięki wspieraniu zespołów w wielu projektach i automatyzacji rutynowych procesów, zarządzanie ludźmi staje się mniej czasochłonne, generuje mniejsze koszty i pozwala nam skutecznie ograniczyć biurową papierologię.

Systemy HR nie są już tylko domeną korporacji i firm o rozbudowanej strukturze, równie dobrze sprawdzają się w mniejszych organizacjach, nawet jeżeli docelowo ma z nich korzystać tylko kilku pracowników.

Zanim jednak podejmiecie decyzję o wyborze takiego systemu, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań, które pozwolą Wam lepiej sprecyzować własne potrzeby i oczekiwania.

Zanim podejmiesz decyzję

Zanim rozpoczniesz research rynku i wyślesz zapytania do kilku producentów, zrób sobie krótką checklistę funkcjonalności, na których Ci szczególnie zależy, zastanów się ilu pracowników będzie docelowo pracować w systemie i jaki budżet możesz przeznaczyć na jego wdrożenie i utrzymanie.

Wybrane systemy do HR przeanalizuj jeszcze, zadając sobie kilka pytań:

  • Czy są w zasięgu Twojego budżetu, biorąc pod uwagę koszty wdrożenia, szkoleń pracowników oraz miesięczne koszty utrzymania systemu?
  • Czy mają funkcje, które rozwiążą obecne napotykane trudności i usprawnią wybrane przez Was procesy HR?
  • Jaką liczbę pracowników system obsługuje, czy mogę go zamówić także dla mniejszych zespołów?
  • Czy system ma strukturę modułową? Mogę wybrać w nim tylko te moduły, których realnie potrzebuję, a w ramach rozwoju potrzeb, doinwestowywać w kolejne funkcjonalności?
  • Czy system zapewnia mi obsługę klienta, opiekuna wdrożenia? Czy dysponuje własnym centrum wsparcia użytkownika i administratora?
  • Czy dostawca systemu jest w stanie pomóc mi w ustawieniu procesów, doradzić na etapie wdrożenia i utrzymania?
  • Czy system jest przyjazny dla użytkowników i ma możliwość personalizacji (własna domena/logo, dobór kolorystyki i identyfikacji firmowej)?
  • Czy system pozwoli zaoszczędzić mi czas pracy poprzez automatyzację wielu procesów i lepszy przepływ informacji w firmie?
  • Czy system jest bezpieczny, dobrze ochroni moje dane firmowe? (ma niezbędne metody szyfrowania, bezpieczne formy logowania, odpowiednie protokoły bezpieczeństwa)
  • Czy system ma możliwości integracji z innymi programami/systemami, z których już korzystam? (poprzez zintegrowane lub otwarte API np. z systemem kadrowo-płacowym, AD, VPN)
  • Czy system zakłada możliwość adaptacji do specyficznych potrzeb mojej firmy? Czy jest to system, który mogę dowolnie kastomizować?
  • Czy system ma możliwość dostosowania się do wymogów technicznych mojej firmy (utrzymanie systemu na serwerach firmowych lub serwerach dostawcy)
  • Czy system jest mobilny? powinien działać nie tylko na komputerach, ale też oferować nam wersję mobilną zarówno na Androida, jak i iOS.

Czego możesz oczekiwać

Dobrze wybrany system, który ma możliwości personalizacji i dostosowuje się do potrzeb naszej firmy, to znaczna oszczędność czasu pracy i poniesionych kosztów. Nowoczesne systemy mają już wbudowane odpowiednie algorytmy, oparte na HR Big Data, które analizują zachowania użytkownika i same podpowiadają optymalne rozwiązania. Możemy w nich ustawiać odpowiednie ścieżki decyzyjne i przypisania pracowników, dysponujemy grupami dynamicznymi, a wszystko po to, żeby czas obsługi danego procesu był jak najkrótszy, a nasi pracownicy mogli skoncentrować się na ważniejszych zadaniach.

Dobrze dobrany system HR będzie oznaczać także mniej papierkowej roboty, będziemy mogli skutecznie pozbyć się wielu druczków, przechodząc na wnioski elektroniczne. Oraz oszczędzić sobie czasu na pisanie raportów i wypełnianie tabelek w excelu (raporty i zestawienia automatycznie generowane przez system).

Systemy HR dają nam również ogromne możliwości w zakresie skutecznej komunikacji z pracownikami. Możemy za ich pośrednictwem udostępniać pracownikom wiadomości, informacje o ważnych wydarzeniach firmowych, zakładać grupy tematyczne, przeprowadzać szybkie ankiety, konkursy, ustawiać slidery i galerie. Pracownicy mają swoje chaty, walle firmowe i prywatne, mogą przyznawać sobie nagrody i odznaki feedbackowe. Dzięki tym wszystkim opcjom, zaczyna tworzyć się żywa społeczność firmowa, ludzie angażują się bardziej w różne działania, wychodzą z własną inicjatywą, zawsze są na bieżąco z tym, co dzieje się w ich organizacji. Komunikacja przestaje być już tylko odgórna i sformalizowana. Dostajemy gotowe narzędzia do jej uatrakcyjnienia i aktywizacji pracowników.

Istotnym benefitem systemów HR jest także możliwości pozyskania dynamicznych danych i raportów, które pozwolą nam na podejmowanie dalszych decyzji biznesowych np. szczegółowe raporty o prowadzonych procesach rekrutacji, stanie realizacji celów przez podległe zespoły czy stanie wykorzystania budżetu przez dział HR. Przydatne raporty mogą sobie konfigurować zarówno pracownicy HR, jak i menedżerowie zaangażowani w dany proces czy projekt.

Dodatkowo, przechowywanie wszystkich danych i obsługa procesów HR w jednym systemie umożliwi nam zobaczenia pełnego obrazu każdego pracownika w naszej organizacji. Od momentu jego zatrudnienia, aż po exit interview. Mamy wtedy dogodny dostęp do wszystkich danych, umów, badań, ścieżek kariery i rozwoju.

Trzeba pamiętać, że system HR, który ma wbudowany odpowiedni poziom zabezpieczeń i możliwość utrzymania go na serwerach wewnętrznych będzie także o wiele bezpieczniejszym sposobem na przechowywanie danych pracowników niż papierowe kartoteki czy rozwiązania chmurowe. Mamy tu dodatkowe procedury bezpieczeństwa i najnowsze szyfrowania, które skutecznie eliminują dostęp niepowołanych osób czy praktyki fishingowe.

Zacznij od przymiarki

Dobry system do HR powinien być jak dobrze skrojony garnitur. Dopasowany dokładnie tam, gdzie tego oczekujemy. Przymiarkę do systemu zaczynamy od tych funkcjonalności, których aktualnie najbardziej potrzebujemy. Jednak warto patrzeć perspektywicznie i mieć na uwadze, że nasza firma się rozwija, przeobraża i jej potrzeby wzrastają. System powinien również mieć opcje takich „zakładek” na zaś, żeby dało się go swobodnie rozbudowywać o kolejne moduły i kolejnych użytkowników.

System powinien mieć także różne wersje do wyboru, zgodne z naszymi potrzebami. Sporo firm oczekuje od systemu bazowych funkcjonalności, które szybko da się wdrożyć i które nie będą nadmiernie obciążały budżetu. Po to tworzy się wersje wystandaryzowane, które można mieć na tu i teraz, a ich miesięczny koszt jest stały i nie zawiera dopłat za zmiany funkcjonalne. Minusem wersji standard jest bardzo niewielki zakres zmian, których można dokonać w systemie. Nie da się zatem takiej wersji w pełni dostosować do specyfiki naszej firmy. Dlatego firmy, które mają własne pomysły na niezbędne funkcjonalności w systemie, wybierają wersje kastomowe. Ich wdrożenie jest co prawda dłuższe, a koszty wyższe, ale przy takim wyborze, mamy niemal nieograniczone możliwości „zrobienia systemu pod siebie”, w oparciu o rozbudowaną strukturę i workflow naszej organizacji.

Na jakie funkcjonalności bazowe warto zwrócić szczególną uwagę:

  • Automatyzacja procesu rekrutacji. Zarządzanie aplikacjami kandydatów oraz kolejnymi etapami rekrutacji, w tym funkcja wysyłania automatycznych wiadomości z zaproszeniem na rozmowę, feedback z odbytej rozmowy; tworzenie własnych baz kandydatów zgodnych z RODO, gotowe zestawy klauzul, przydzielanie dostępów i in.
  • Ścieżka onboardingu. Przy zatrudnieniu nowego pracownika trzeba skoordynować pewne aktywności, często w ramach kilku zespołów. System powinien pozwalać na automatyzację tych procesów, wysyłać prośby o przyznanie dostępów nowym pracownikom, maili powitalnych z instrukcjami, dopasowywać pracownika do ścieżek szkoleń i rozwoju, monitorować i raportować progres onboardingu;
  • Moduł performance management. Powinien umożliwiać feedback, mierzyć performance, generować raporty, wyznaczać cele dla pracowników i całych zespołów, czy ustawiać przypomnienia z kolejnymi zadaniami do wykonania, aby te cele dało się osiągnąć.
  • Zarządzanie czasem pracy i wnioskami. Poprzez system HR pracownicy mogą składać wnioski o urlop, o podwyżkę, o szkolenia ustalać zmiany w ramach zespołu, logować czas pracy. Akceptacja wniosków także odbywa się przez system, co bardzo usprawnia i czyni transparentną komunikację na linii pracownik-menedżer. Wnioski możemy akceptować także zdalnie, korzystając z aplikacji mobilnych.
  • Zarządzanie odejściami pracowników. Zwolnienie czy odejście pracownika także wymaga przejścia przez kilka procesów domykających współpracę, w tym exit interview, wyłączenie dostępów do narzędzi i systemów w pracy, wysłanie maili z pożegnaniem etc. Dzięki ustawieniu odpowiednich opcji w systemie HR można ten proces usprawnić i zautomatyzować
  • Moduł szkoleń. Systemy do HR powinny mieć także rozbudowaną platformę szkoleniową, gdzie mamy do wyboru szkolenia stacjonarne, zapisy na szkolenia wyjazdowe, dostępy do szkoleń e-learningowych. Możemy sami delegować ludzi na szkolenia, widzieć ich progres, jak również korzystać z rekomendacji systemu, który dopasowuje szkolenia pod profile pracowników
  • Moduł delegacje. Składanie i rozliczanie wniosków o delegacje zawsze było czasochłonne. Teraz to system może nas w tym wyręczyć. Pracownik wprowadza wszystkie dane swojego wyjazdu, przełożony to akceptuje, a program rozlicza nam koszty i raportuje.

System HR pozwala ograniczyć koszty, zoptymalizować czas pracy działów personalnych oraz usprawnić komunikację między HR, menedżerami i pracownikami.

Jednak wybór właściwego systemu, to bardzo odpowiedzialna decyzja, warto dokładnie sprawdzać co kupujemy w pakiecie, a czego może nam zabraknąć w oprogramowaniu lub procesie obsługi klienta. Dobrą opcją jest przetestowanie wersji demo systemu, która zawiera już wszystkie interesujące nas funkcjonalności, ma ustawione pod nas ścieżki i procesy. Taki test możemy sobie spokojnie wykonać na własnych warunkach i włączyć w to wszystkie zainteresowane osoby/zespoły/działy. Nie warto spieszyć się z testowaniem, lepiej dokładnie przejść przez wszystkie funkcjonalności, niż potem żałować, że coś nam umknęło. Porządne wersje demo udostępniane są bez limitów czasowych i limitów użytkowników. Wystarczy wcześniej zgłosić taką potrzebę.

Dobrze jest także poprosić dostawcę o parametry techniczne i utrzymaniowe systemu oraz zastosowane procedury bezpieczeństwa, żebyśmy mieli pewność, że dane firmowe będą dobrze chronione, a system spełni wymogi naszego działu IT.

A kiedy już przeanalizujecie wszystkie opcje i wybierzecie ten jeden, najlepszy system, życzymy Wam, żeby praca w nim była dla Was prawdziwą przyjemnością, a zaoszczędzony w ten sposób czas, pozostawił Wam większą przestrzeń na własny rozwój 🙂

stopka