Zdalny onboarding, zaproś ludzi do wirtualnej przestrzeni pracy

Zdalny onboarding. Kilka wskazówek zanim zaprosisz na pokład

Błyskawicznie rozwijająca się potrzeba pracy zdalnej, znacząco zmienia procesy organizacyjne w firmach. Już nie tylko wykonuje się zdalnie zadania, zdalnie komunikuje z zespołami czy kontrahentami, ale także sam proces zatrudnienia coraz częściej jest zdalny. Zdalne zatrudnienie pracownika oznacza także zdalny onboarding, czyli wdrożenie go do nowej roli. Co warto wiedzieć o zdalnym onboardingu i jak go przygotować, by przebiegał jak najbardziej sprawnie i efektywnie?

Zdalny onboarding, czyli…

Onboarding to seria czynności mająca przygotować nowego pracownika do jego roli, zapoznać go z zespołem oraz wartościami, praktykami, metodami pracy czy narzędziami stosowanymi w organizacji. Onboarding jest jednym z najbardziej istotnych czynników w kształtowaniu odczuć pracowników dotyczących firmy i co ważne, efektywny onboarding skutkuje 2,5 razy większymi przychodami i 1,9 razy większymi zyskami niż w organizacjach, które mają słabo rozwinięty czy nieskuteczny proces wdrażania nowych pracowników.[1]

Zdalny onboarding to dokładnie ten sam proces, ale wykonywany całkowicie zdalnie przy wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania czy gotowego systemu HR.

W onboardingu stosuje się podejście formalne poprzez szkolenia, workshopy, video calle, tutoriale czy ćwiczenia zdalne, oraz nieformalne obejmujące spotkania czy rozmowy online ad hoc z zespołem, mentorem czy managerem. Skuteczny onboarding obejmuje zarówno formalne, jak i nieformalne czynności, a jego czas trwania wynosi od 2 tygodni do nawet 3 miesięcy, zależnie do tego, jak skomplikowana jest rola, jak duży team czy złożona struktura firmy. Zdarza się, że niektóre zadania z zakresu onboardingu są rozciągnięte w czasie w ciągu pierwszego roku od zatrudnienia, co ma wspomóc lepsze zaaklimatyzowanie się pracownika i zminimalizować ryzyko odrzucenia go przez zespół czy wystąpienia u niego braku poczucia przynależności do swojego teamu i organizacji.

Wyzwania zdalnego onboardingu

Onboarding nie jest procesem prostym, a wykonywanie go zdalnie zdecydowanie podnosi poprzeczkę. Z czym musimy się zatem zmierzyć?

  • Konieczność opierania się na programach, narzędziach i oprogramowaniu online bez możliwości spotkań twarzą w twarz, co utrudnia wdrożenie i zapoznanie się z zespołem na samym początku zatrudnienia.
  • Więcej dokumentacji i przygotowań niż w zwykłym onboardingu – cały proces musi być dokładnie zaplanowany, z checklistami i kolejnymi etapami rozpisanymi krok po kroku.
  • Przygotowanie kanałów do informacji zwrotnej oraz zadawania pytań przez pracownika, co może być szczególnie utrudnione, jeśli pracownik jest w innej strefie czasowej i nie ma możliwości połączyć się zdalnie na żywo, by zadać te pytania.
  • Zbudowanie emocjonalnej więzi z zespołem przy opieraniu się jedynie na spotkaniach online, bez wspólnych przerw na kawę czy lunch lub spotkań poza pracą w ramach team buildingu.
  • Upewnienie się, że pracownik nie czuje się przytłoczony informacjami oraz że nadąża z materiałem i wykonuje wszystkie etapy onboardingu przy jednoczesnym braku możliwości osobistego nadzorowania tego procesu.

Jak skutecznie przeprowadzić zdalny onboarding

Aby jak najlepiej i z pożytkiem zarówno dla pracownika, jak i organizacji przeprowadzić zdalny onboarding, konieczne jest właściwe przygotowanie na poziomie organizacyjnym i technicznym. A oto, kilka prostych porad, o czym warto pamiętać przed wdrożeniem zdalnego onboardingu w firmie:

Musisz mieć PLAN

Zdalny onboarding może zająć trochę dłużej niż ten on-site, a do tego istnieje ryzyko, że pewne aspekty zostaną pominięte czy niedokładnie wykonane. Dlatego tak ważne jest, by opracować spójny plan z agendą spotkań, workshopów, terminami do wykonania zdalnych tutoriali, sesjami Q&A etc., co pozwoli na transparentny proces i zapewni kompleksowe wdrożenie pracownika. Postępowanie wedle wcześniej ustalonego planu, to także zdecydowanie mniejszy stres dla nowego pracownika, jego menedżera i całego zespołu. Plan można ustalić na pierwsze 30, 60 czy 90 dni pracownika, pamiętając też przy tym o wskazaniu metod mierzenia skuteczności procesu poprzez np. osiągnięcie wybranych kamieni milowych czy progres zleconych celów i zadań.

Przy opracowaniu planu formalnego procesu wdrożenia nie należy zapomnieć o czasie na nieformalne chaty i sesje video między nowym pracownikiem a bliskim mu współpracownikami czy w obrębie całego teamu – takie wirtualne „kawy” czy „lunche” też mogą być wpisane w kalendarz lub organizowane spontanicznie.

Stosuj tablicę zadań i checklisty

W usprawnieniu procesu onboardingu przydatna będzie przeznaczona tylko do tego zadania przestrzeń z gotową agendą spotkań oraz terminami szkoleń, do których ma pracownik samodzielnie podejść. Posiadając system do obsługi procesów HR, możesz przygotować to wszystko na bazie jego wbudowanych funkcjonalności. Do tego warto dodać wirtualne checklisty do stosowania przez pracownika, by sam kontrolował postępy w onboardingu.

Stosuj onboarding dla grup

Aby zminimalizować wysiłek, czas i koszty poświęcone na onboarding zdalny, a także zmniejszyć ewentualne opóźnienia w procesie wdrażania, najlepiej jest przeprowadzać onboarding dla grupy nowych pracowników, nie zaś dla każdego indywidualnie. Taka metoda zapewnia też poczucie wspólnoty wśród nowoprzyjętych, co tworzy naturalną sieć wzajemnego wsparcia i większej motywacji.

Pamiętaj o feedbacku

Po każdym etapie wdrożenia, jak szkolenia, zaliczenie testów czy kolejnego kamienia milowego, menedżer powinien pamiętać by zebrać feedback od pracownika dotyczący metod onboardingu, szkoleniowców czy mentorów, stosowanych narzędzi, co pozwoli mu naprawić ewentualne błędy czy niedociągnięcia i zoptymalizować proces na przyszłość.

Zapewnij dostęp do środowiska pracy od 1. dnia

Od początku zatrudnienia nowy pracownik powinien mieć dostęp do wirtualnego systemu pracy, nawet jeśli nie wykonuje jeszcze żadnych zadań. W ten sposób poznaje procesy oraz zespół i czuje się od 1. dnia pracy częścią organizacji. Ważne jest zatem, by dostępy do oprogramowania i narzędzi były gotowe na start. Szczególnie chodzi tu o narzędzia do wewnętrznej komunikacji, czy to Zoom, czy Microsoft Teams, czy wewnętrzny chat firmowy, bo dzięki takim dostępom nowy pracownik zaczyna się integrować z kolegami, oni mogą go np. spontanicznie przywitać.

Przedstaw nowego pracownika

Zdalny onboarding nie pozwala zebrać zespołu na spotkanie i przedstawić nowego pracownika, ale nie oznacza to, że należy pominąć wprowadzenie. Wręcz przeciwnie, w środowisku online trzeba położyć większy nacisk na stworzenie personalnych więzi poprzez wprowadzenie nowego pracownika na dedykowanym temu spotkaniu online, wysłanie maila z jego krótkim biogramem i zdjęciem czy zachętę do nieformalnych chatów, video calli, by nowy pracownik nie czuł się anonimowy i od razu miał pierwsze interakcje z zespołem.

Przydziel mentora

Bardzo przydatny w procesie wdrażania i zaznajamiania się z kulturą pracy, zadaniami czy teamem będzie osobisty mentor, tzw. buddy, czyli pracownik najlepiej z tego samego szczebla w organizacji, który będzie odpowiedzialny za onboarding nowego pracownika. Mentor powinien sprawdzać postępy kolegi, organizować z nim sesje one-on-one, by porozmawiać o jego odczuciach czy odpowiedzieć na pojawiające się pytania, a także zadbać o jego nieformalne wprowadzenie do zespołu poprzez np. wirtualne spotkania czy konwersacje na chacie.

Szukaj odpowiednich kandydatów

Nawet najbardziej starannie zaplanowany zdalny onboarding nie przyniesie pożądanych rezultatów, jeśli nowy pracownik nie będzie mógł sprostać wyzwaniu odbywania szkoleń, komunikacji i pracy online. Dlatego już na etapie rekrutacji trzeba upewnić się, że kandydat rozumie specyfikę pracy zdalnej, miał z nią doświadczenie i potrafi samodzielnie funkcjonować w takim wirtualnym środowisku. Nawyki pracowników można stopniowo zmieniać, ale ważna jest ich motywacja na wejściu i świadomie podjęta decyzja o wyborze modelu pracy.

Szukaj systemów HR, które zautomatyzują procesy

Wybór właściwych narzędzi to podstawa w zdalnym onboardingu. Mając dobrze przygotowany system, wspierający samodzielne projektowanie ścieżek onboardingowych, automatyzujący przydzielanie zadań, szkoleń, przepływ dokumentów, komunikacji itd. Twoja rola sprowadzi się do nadzorowania tym procesem i raportowania postępów. Nie musisz koordynować pracy i dostępów na kilku różnych platformach, masz wszystko w jednym systemie, co zdecydowanie zaoszczędza Ci czas pracy i ryzyko pominięcia czegoś istotnego. Dlatego warto dobrze przeanalizować możliwości i ograniczenia różnych systemów HR, żeby Twój zdalny onboarding miał pełne spectrum funkcjonalności, a pracownicy dostawali gotowy pakiet narzędzi na start. Wiele czynności w początkowej fazie onboardingu można zdecydowanie zautomatyzować, żeby poświęcić więcej czasu ludziom i budowaniu relacji.

Życzymy Ci wielu HR’owych sukcesów, nie tylko w zdalnym onboardingu 😊

A jeśli masz ochotę posłuchać o dobrych praktykach, zaczerpniętych z innych działów HR, zapraszamy na film:

 

 

 

 

 

 

 

[1] Dane za: https://image-src.bcg.com/Images/BCG_From_Capability_to_Profitability_Jul_2012_tcm9-103684.pdf
stopka